Manual del operador · v2

1. Entrar y conocer el menú

Entre a Odoo con su usuario y abra la aplicación Reservación. Todo el trabajo de recepción está en la barra superior.

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   Horario: calendario de habitaciones; quién está en cada una y en qué fechas.
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   Órdenes: la lista de reservas. Aquí se crean, confirman, cobran y cancelan.
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   Limpieza: tablero de housekeeping por habitación y lista de tareas.
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   Gestión: disponibilidad por fecha (en % y en unidades).
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   Configuración: tipos de habitación, habitaciones y tarifas. Solo el administrador.

Ciclo de una reserva

Una reserva puede cancelarse mientras el huésped no haya hecho check-in.

2. Crear una reserva

Paso A — abrir una reserva nueva:

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   Pulse Nuevo.
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   Antes de crear, use el buscador para comprobar que el cliente no tenga ya una reserva para esas fechas.

Paso B — datos principales:

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   Cliente: escriba el nombre y elíjalo de la lista.
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   Periodo de alquiler: fecha y hora de llegada y de salida. La duración en noches se calcula sola.
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   Agregar un producto: aquí se añade el tipo de habitación (paso D).

Paso C — si el cliente es nuevo:

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   Escriba el nombre completo en Cliente.
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   Pulse Crear y editar… y complete cédula/RUC, correo y teléfono. Sin identificación no se puede emitir la factura electrónica.

Paso D — elegir la habitación: en «Agregar un producto» escriba el tipo de habitación. Se abre el configurador:

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   Camas: la disposición de camas pedida.
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   Desayuno: incluido o no.
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   Huéspedes: número de personas. La tarifa cambia según este valor.
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   Cantidad: número de habitaciones. Déjelo en 1.
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   Pulse Confirmar.

Paso E — revisar y confirmar:

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   Revise la línea: tipo de habitación, fechas y precio.
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   Revise los totales (los precios ya incluyen IVA).
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   Pulse Confirmar. La cotización pasa a reserva y la habitación queda bloqueada en el Horario.

Paso F (opcional) — enviar la cotización al cliente antes de confirmar:

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   Enviar por correo electrónico: manda la cotización en PDF con un enlace para aceptarla y pagarla en línea.
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   Vista previa: muestra lo que verá el cliente.
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   WhatsApp: envía el mensaje por WhatsApp al teléfono del cliente.
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   Catálogo: agrega servicios extra (desayunos, lavandería, traslados) eligiendo de una cuadrícula.
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   Descuento: aplica un % de descuento a toda la reserva.

3. Registrar huéspedes (con cédula o pasaporte)

Cada persona que se aloja se registra con su documento. El sistema lee la cédula o el pasaporte desde una foto y llena los datos solo. Es obligatorio: sin los huéspedes completos no se puede registrar la entrada (capítulo 7).

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   Leer cédula o pasaporte: registra un huésped nuevo desde su documento. Se usa una vez por persona.
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   Cédula / pasaporte del huésped.
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   Fotos del documento (anverso y reverso), en miniatura. Al tocarlas se ven en grande.
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   Revisión de identidad: sale De acuerdo cuando el huésped tiene nacionalidad, tipo y número de documento; NA si no tiene ninguno.
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   Habitación: en reservas de varias habitaciones, en cuál duerme cada huésped.

Tomar la foto del documento

En el asistente, pulse Tomar foto debajo de cada recuadro. Se abre la cámara en vivo: la trasera en el celular o tablet, la cámara web en la laptop.

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   Encuadre todo el documento. En el reverso deben verse completas las tres líneas de letras y números de abajo, sin reflejos.
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   Capturar: la foto queda puesta en el recuadro.
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   Adjuntar copia: si el huésped trae una foto o un escaneo del documento (imagen JPG o PNG).

Leer y guardar

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   Fotos del reverso (lado con las tres líneas; en el pasaporte, la página de datos) y del anverso. Luego pulse Leer documento (tarda unos segundos).
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   Aviso verde: leído y validado con los dígitos de control del documento. Amarillo: algo no cuadró y esos datos quedan vacíos para escribirlos o repetir la foto.
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   Cédula o pasaporte: solo se llena si todos los controles cuadran, así nunca entra un número dudoso.
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   Apellidos y nombres: revíselos. Son el único dato del documento sin dígito de control.
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   Guardar huésped: crea el contacto (o lo actualiza si la cédula ya existe) con su tipo de identificación para el SRI, guarda las fotos y lo agrega a la reserva.

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   El huésped, con su nombre completo.
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   Su cédula o pasaporte.
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   Las fotos de su documento.
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   Revisión de identidad De acuerdo.

Ficha del huésped

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   Leer documento con la cámara: para actualizar el documento de un huésped que vuelve.
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   Fotos guardadas del documento: quedan en la ficha para su próxima visita.
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   Fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, n.º de documento y vencimiento.
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   Origen de los datos: leídos y validados, leídos en parte o ingresados a mano.

4. Cobrar un anticipo

En la reserva confirmada pulse Crear factura.

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   Crear factura: elija Anticipo (porcentaje) o Anticipo (monto fijo). Para la factura completa elija Factura regular.
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   Monto: el % o valor acordado (p. ej. 50).
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   Pulse Crear borrador, revise la factura, confirme y registre el pago (ver capítulo 9).

5. Modificar fechas

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   Haga clic en Periodo de alquiler y cambie la llegada y/o salida.
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   Verifique la duración en noches. El sistema avisa que recalcula los precios; guarde.

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   Si aparece el botón Actualizar precios de alquiler, púlselo para recalcular la tarifa con el nuevo periodo.
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   Revise el Horario para confirmar que la habitación quedó en las fechas nuevas.

6. Cancelar una reserva

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   Abra la reserva y pulse Cancelar.

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   Pulse De acuerdo. La habitación queda libre en el Horario. («Cancelar» en esta ventana solo la cierra sin anular.)

7. Check-in (registrar entrada)

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   Cuando llegue el huésped, abra su reserva y pulse Registrar entrada. Antes, verifique que la pestaña Huéspedes esté completa.

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   Recurso: la habitación concreta que se entrega. Cámbiela aquí si hay que asignar otra.
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   Recolección: debe decir 1 (la habitación se entrega).
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   Pulse Validar. La habitación pasa a «ocupada».

Sin huéspedes completos no hay entrada

Al pulsar Registrar entrada, el sistema compara las personas contratadas (por ejemplo, «2 pers.» por cada habitación) con los huéspedes que tienen nombre, cédula o pasaporte y foto del documento. Si faltan, no deja registrar la entrada.

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   El aviso dice cuántas personas tiene la reserva, cuántos huéspedes están completos y a quién le falta qué. Cierre el aviso, registre a los que faltan (capítulo 3) y vuelva a pulsar Registrar entrada.

8. Check-out (registrar salida)

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   Pulse Registrar salida. Antes, cargue los consumos pendientes (lavandería, restaurante) como líneas de la reserva.

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   Revise la habitación y la cantidad devuelta (1).
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   Pulse Validar. La habitación queda libre y pasa a limpieza.

9. Factura y pago

Si aún no hay factura, pulse Crear factura → Factura regular → Crear borrador. Si ya existe:

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   Pulse el botón Factura para abrirla.

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   Cliente: compruebe nombre e identificación.
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   Líneas: noches y consumos facturados.
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   Totales con IVA.
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   Si es borrador, pulse Confirmar; luego Pagar, elija el diario (Efectivo, Banco o Tarjeta) y el monto, y pulse Crear pago. La factura queda «Pagado».

10. Horario de habitaciones

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   Escala: día, semana o mes.
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   Cada fila es una habitación (número y tipo).
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   Cada barra es una reserva; haga clic para abrirla. Arrastrarla cambia fechas o habitación.
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   Vistas: cambie a lista o calendario.

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   Publicar: envía por correo el horario de turnos del personal. No confirma reservas ni cobra.
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   Acciones → Planeación automática: intenta asignar personal según turnos publicados. Es una función avanzada; si dice que el empleado «no tiene turnos publicados», falta configurar turnos. No hace falta para reservar.

11. Disponibilidad

Menú Gestión → Disponibilidad. Úsela al contestar llamadas o mensajes para saber si hay lugar.

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   Cada celda es el % libre de ese tipo ese día: amarillo = mucho lugar, naranja = poco, rojo 0 % = lleno.

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   La misma tabla en número de habitaciones libres.

12. Limpieza (housekeeping)

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   Columnas: estado de limpieza de cada habitación.
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   Cada tarjeta es una habitación. Arrástrela de columna para cambiar su estado.
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   Salida prevista: priorice las habitaciones con salida hoy.

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   Ocupación: libre u ocupada.
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   Etapa de limpieza actual.
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   Tarea en curso: clic para abrir la tarea de limpieza.

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   Estado: avance Por limpiar → En progreso → Claro → Lista, con un clic.
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   Empleado: quién la limpia.
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   Fecha límite: hasta cuándo debe estar lista (antes del próximo check-in).

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   Cada fila es una tarea.
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   Etapa: filtre las pendientes.
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   Empleado: vea la carga de cada camarera.

Ocupación y limpieza son dos cosas distintas

Una habitación puede estar en «Salida prevista» y a la vez «Por limpiar». El sistema crea solo una tarea HK + número de habitación («Automatically generated house keeping task»).

Subtareas y responsables

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   Recurso: la habitación de la tarea.
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   Disponibilidad: su ocupación actual (p. ej. Salida prevista).
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   Abra la pestaña Subtareas.
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   Agregar una línea: tareas puntuales (planchado, lencería, reposición de amenities, inspección), cada una con su persona asignada.

Horario de trabajo de la habitación

En la ficha de cada habitación (Configuración → Recursos) hay un Horario de trabajo, en la demo «Rental 24/7». Define cuándo se puede alquilar la habitación; no es el turno de una camarera.

Limpieza no es mantenimiento

13. Bloquear una habitación (fuera de servicio)

Para que una habitación no se pueda vender unos días (reparación, pintura, uso interno): Configuración → Ofertas de estancia → Pausas → Nuevo.

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   Motivo: p. ej. «Reparación ducha».
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   Recurso: la habitación a bloquear.
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   Fecha de inicio.
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   Fecha de fin. Guarde: en esas fechas la habitación deja de ofrecerse.

14. Reserva hecha por el cliente en la web

El huésped puede reservar solo desde la página del hotel, sin usuario interno. La reserva llega a Órdenes como cualquier otra.

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   Huéspedes: el cliente filtra por número de personas.
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   Elige una habitación; se muestra el precio «desde» por noche.

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   Elige camas, desayuno y huéspedes.
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   Indica el periodo de llegada y salida.
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   Pulsa Reserva, revisa el carrito (fechas, impuestos, total) y paga.

15. Restaurante / cafetería (Punto de venta)

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   Abra la app Punto de venta y la sesión del restaurante.
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   Elija la mesa, agregue los productos y envíe el pedido.
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   Cobre al momento; si el consumo va a la cuenta de la habitación, agréguelo como línea en la reserva antes del check-out.

16. Configuración (solo administrador)

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   Cada tarjeta es un tipo de habitación con su precio por noche, fotos y opciones (camas, desayuno, huéspedes).
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   Nuevo: crear otro tipo de habitación.

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   Cada fila es una habitación y el tipo al que pertenece.
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   Ocupantes: quién está alojado ahora.

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   Limpieza: activa el tablero y las tareas de housekeeping.
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   Aprobadores: exige que un supervisor apruebe las tareas de limpieza.
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   Gestión: activa los tableros de disponibilidad, ocupación, tarifa promedio (ADR) e ingreso por habitación disponible (RevPAR).

En Atributos se definen las opciones del configurador (camas, desayuno, huéspedes) y en Pausas los bloqueos del capítulo 13.

17. Mapa: para qué sirve cada pantalla

18. Problemas frecuentes